ビジネス円滑の鍵!年末年始の挨拶をしよう

電話だいっきらい。イマドキ若者のモカcaféがお送りします。

反応に困る冗談はさておき、ビジネスの世界では挨拶がとても重要ですね。
節目ぴったりに直接挨拶に訪問することができればよいのでしょうけど、相手の都合もありますしなかなかそういうわけにもいかないですよね。
そんな時に使えるのは電話やメールです。会いに行くことが難しいようであれば、せめて言葉だけでも伝えておきましょう。

でもいざ挨拶をしよう、とするとタイミングとか細かいことが気になってしまいますよね。困ったときのためにちょっとまとめてみました。

 

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年末の挨拶【訪問編】

とてもお世話になった取引先にはきちんとアポイントをとって直接会って挨拶をしたいものですね。年末の挨拶ともなると普段から顔を合わせている担当者だけでなく、すこし上の人ともお話することも出てくるでしょう。
いつも付き合いのある会社とはいえ、直接話を聞く相手が変われば話の内容が変わってくるので新しい情報が得られることもあります。

そう、年末の挨拶ってかなりビジネス経験値をアップさせるチャンスなのです。
いろいろと準備は大変ですが、ばっちりと決めて来年のビジネスチャンスをつかみましょう。

 

アポイントをとるタイミングは取引先によっても違いますが、やはり12月初めには訪問可能かどうかくらいははっきりさせておきたいもの。
こちらが挨拶に出向くように、先方も挨拶で忙しい時期です。
訪問日は12月20日から25日までに設定しておきましょう。
だいたいの目安となりますが、大企業の休みは26日以降から、中小企業は28日以降から休みになります。
休みの前日は大掃除や納会で午前中のみ仕事で午後からは事務所に誰もいない、なんてことも多いもの。そうなると休みの前日、前々日って、アポイントがとれたとしても相手がバタバタしていて落ち着いて話もできないことも。

そう考えると、ちょっと早めの日付にしっかり挨拶したいところを長めの時間で設定しておくのがスマートですね。
手土産は会社で準備した年末挨拶用の粗品があればそれで十分です。もしなければ社員さんに配れるように、小分けされたものを選んで持参しましょう。

年末の挨拶【電話・メール編】

直接会うためのアポイントが取れなかった取引先や会うほどではない関係の取引先には電話で年末の挨拶をします。
アポイントが取れなかったほどの取引先はそれだけ忙しいのでつながらない可能性が高いです。
そんな時は年末の挨拶であったことを軽く伝え、電話があったことだけ伝言してもらいます。つながらなくてもお互いのかけなおしは必要ありません。
メールアドレスがわかるようであれば、メールで年末の挨拶として電話で話したかった内容をまとめて送信しておきましょう。

ぶっちゃけていえば、年末年始の挨拶は取引先へ名前のすりこみです。
私はあなたをこれだけ気にしていますよってアピールができればいいのです。
同時に周りにいる人にも名前を覚えてもらえるといいですね。たとえば訪れたときに受付をしてくれた人。電話を取り次ぎしてくれた人。
アピールする相手は一人ではありません。本命ではないからといって上から目線や横柄な態度や言葉遣いはしないように気をつけましょう。

 

訪問や電話と違って相手のタイミングでアピールできるのはメールです。
メールの年末挨拶は仕事納めの日にしっかり送るようにしましょう。取引先の仕事納めが早い場合は取引先に合わせられるとなおいいですね。
メールの年末挨拶にはお世話になった旨と年末年始の休みがいつからいつまでかをしっかり書いておくといいでしょう。
メール内容について簡潔にまとめられたものがありますので引用しておきます。

 

文面のポイントは5つあります。

 

1.今年のお礼を忘れずに書く

2.相手の名前を入れる

3.「メールで失礼ながら」と書けば、年賀状は出さなくてもよい

4.年末年始休業期間を知らせる

5.結びに「どうぞよいお年をお迎えください」と書く
引用元:All About(https://allabout.co.jp/gm/gc/447995/

 

お歳暮や手土産、年賀状などは会社で認められないこともあると思います。
それなら自由にできる電話やメールくらいはしっかりとしてしっかりアピールしていきましょう。

ただし、一見では便利そうに見えるメールには重大な欠点があります。
メールは相手によって見てもらえるかどうかわかりません。見てもらえたとしても最後まで文章を読んでもらえているかはわかりません。
特にほぼ定型文に近い挨拶や広告メールは内容を理解するほど深く読んでもらえるとは思えないので、そこまで重要なことは書かないことです。
取引に関することや次のアポイントなど、確認をしっかりしたほうが良いものは別のメールで件名からわかるようにして、読んでもらえたか必ず電話で確認するようにしましょう。

 

年始の挨拶【訪問編】

年末にも行って、また年始にも行くなんて、そんなに会話なんてない。と思ってしまうのは、やはり私が人の付き合いは面倒くさいと逃げちゃうからなのでしょうか?

年始の挨拶は一番初めの挨拶。付き合いを深くしたい取引先があるならしっかりと挨拶をしておきたいものです。
できれば今年最初の仕事をいただけたら、幸先よいとモチベーションもあがります。

では年始の挨拶って、いつまでに行くとよいのでしょう?

一般的な年始の挨拶は松の内までに済ませるのが一般的。
ちなみに松の内っていうのは門松のようなお正月飾りをしている期間です。
これが地域によって差があるので注意が必要なのですが、関東は1月7日まで関西は1月15日までと覚えておくと計画がたてやすくなります。関東の年始挨拶はとても忙しそうですね!

 

年始の挨拶【電話・メール編】

働いているときに年始の挨拶で電話がかかってきたそこまでないのですが、年明け前にすでに仕事や打ち合わせの約束をしているような場合、または年末に挨拶できなかったところへ電話をすることが多いようです。
ただし新年の挨拶は年賀状、メール、電話、訪問。いずれかで伝えられるといいですね。
メールアドレスがわかっている場合は、今日から営業を開始していますよという意味も込めて、朝一番に送信するようにしましょう。
年末から長く休暇を挟んだ後ですので、すでに約束がある場合は自分のチェックも兼ねて、必ず一言、約束の日時を確認しておきましょう。

年始の挨拶メール送信については過去の記事(http://www.fj9.info/post-3252/)でも紹介しているので、作成時に参考してみてくださいね。

 

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状況や取引先に合わせて使い分けたい年末年始の挨拶
相手の年末年始の休み期間も考慮しつつ、自分のタイムテーブルを組んで時間のやりくりに悩む時期ですね。
忙しいときほどマナーや挨拶の基本を忘れずに。不安に思ったら調べたり、先輩に確認したりして失礼のないようにしましょう。

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